ZATERDAG 25 APRIL 2015
PARTNERS
DOCUMENTEN
HOOFDSTUK 1 - DE WESTRIJD
ARTIKEL 1 - VERLOOP VAN DE WEDSTRIJD
Op zaterdag 25 april 25, 2015, organiseert het VRV Bike team een mountainbike uithoudingswedstrijd van 4 uren, in team of individueel, in het prachtige provinciaal domein van het Bois des Rêves te Ottignies. Op een bebost circuit van 3 km, 90% begrensd door de permanente MTB baan zullen de leden van elk team om hun beurt gedurende 4 uur om zo veel mogelijk slagen proberen te voeren. Voor deelnemers aan het solo-race, wordt er geen relais toegestaan zolang alle torens moet worden uitgevoerd door dezelfde deelnemer.
Het parcours is gesloten en vormt geen enkel kruispunt met de openbare weg open voor het verkeer. Tegelijk speels en sportief, het is toegankelijk voor iedereen en zal volledig aangelegd, gemerkt en veilig voor de dag van het evenement.
ARTIKEL 2 - PROGRAMMA
Op de dag van de wedstrijd (25 april 2015) wordt het programma als volgt vastgelegd :
-
12u: Opening van de site aan de deelnemers, uitreiking van chips en kaderplaten.
-
13u30: Briefing voor de wedstrijd.
-
13u45: Plaatsing op de startrij van de start-loop.
-
14u00: Start van de race.
-
18u00: Einde van de race.
-
18u30: Resultaten en prijsuitreiking.
-
Op de dag van de wedstrijd wordt de verkenning van het parcours uitsluitend toegelaten tussen de opening van de site om 12u en de briefing van de voor-race om 13u30.
ARTIKEL 3 - CATEGORIEËN
3 categorieën worden voorgesteld:
-
Team
-
Solo
-
Gemengd team
Indien het aantal deelnemers groot genoeg is zullen bijkomende categorieën toegevoegd worden:
-
Team met 2 fietsers
-
Singlespeed
-
Vrouwenteam (van 100 % vrouwen)
Podium, trofee en prijzen voor de eerste drie in elke categorie!
Er wordt geen beperking gesteld aan het toegestaan aantal deelnemers dat zich in elke categorie willen inschrijven. De organisatie behoudt zich echter het recht om de inschrijvingen te sluiten als het bereikt aantal deelnemers gelijk is aan de maximale capaciteit van de parking (tussen de 150 en 200 parkeerplaatsen).
ARTIKEL 4 – TOESTEMMING VAN DE OUDERS
De deelnemers moeten minimum 12 jaar oud zijn.
Minderjarige deelnemers (minder dan 18 jaar) moeten een toestemming van de ouders (document hierboven downloaden) op de dag van de wedstrijd, samen met het inschrijvingsformulier, voorleggen. Geen enkele minderjarige zal toegelaten worden om deel te nemen zonder dit document.
ARTIKEL 5 – GEZONDHEIDSVERKLARING
Elke deelnemer moet over een goede gezondheid verklaren en lichamelijke conditie voor sport, en voor een mountainbike uithoudingswedstrijd in het bijzonder, te beschikken.
De organisatoren kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden voor gezondheidsproblemen die zouden optreden tijdens de wedstrijd of wegens slechte lichamelijke conditie van de deelnemer.
Bij de inschrijving zal elke deelnemer een beëdigde verklaring moeten tekenen waarin staat dat hij/zij in staat is om sport, en een mountainbike uithoudingswedstrijd in het bijzonder kan beoefenen. Indien niet wordt de inschrijving van de deelnemer niet gevalideerd.
ARTIKEL 6 – FRAME-NUMMERPLAAT
Elke deelnemer krijgt een uniek frame-hummerplaat met een eigen nummer. Dit nummer is persoonlijk en is niet overdraagbaar. Het moet aan de voorzijde van de fiets en zichtbaar blijven gedurende de gehele wedstrijd. De fietsen die niet uitgerust zijn met een frame-nummerplaat hebben geen toegang tot het parcours.
ARTIKEL 7 - TIJDSMETINGEN
Chronolap, die gespecialiseerd in elektronische tijdsmeting is, is verantwoordelijk voor het meten tijdens het evenement.
Op de dag zelf wordt een chip gegeven aan de verantwoordelijke persoon van elk team tijdens zijn ronde aan het prieel "inschrijvingen" (20 € waarborg te voorzien of een identiteitskaart, die op het einde van de wedstrijd teruggegeven zal worden).
De opname van de ronde telling en de tijdsmetingen zal met de chip op de controlestreep gebeuren. De organisatie is niet verantwoordelijk voor eventuele verkeerde plaatsing van de chip op de fiets en de eventuele gevolgen daarvan.
ARTIKEL 8 - AFLOSSINGEN
Aflossingen moeten strikt gebeuren in de voorziene stand zones toegewezen door de wedstrijdorganisatie. Alle aflossingen die daarbuiten gebeuren zullen als gevolg een boete van 5 ronden hebben. De frequentie van de aflossingen wordt door de ploegen zelf bepaald.
Herinnering: aflossingen zijn niet toegelaten voor solo-fietsers. Indien het geval is, zal de deelnemer in het klassement in de categorie “Team” voorkomen.
ARTIKEL 9 - PARCOURS
De teams verbinden zich ertoe het volledige parcours en de faciliteiten te respecteren. Het is strikt verboden om te fietsen in het Bois des Rêves, behalve op het parcours of op de permanente mountainbike baan. Het niet naleven van deze bepaling zal resulteren in een boete van 5 ronden. In geval van herhaling, zal het team gediskwalificeerd worden van de wedstrijd.
Vuilnisbakken zullen op de site voorzien worden voor het afval. Het is strikt verboden om afval te gooien op de site. Solo-fietsers mogen echter energieproducten afval weggooien, uitsluitend tijdens hun passage in het relais zone.
ARTIKEL 10 - KLASSEMENT
Een voorlopig klassement zal kunnen ingekeken worden in de zone van de stands, naast de vertrek/aankomstlijn. Het eindklassement zal uiteraard uitgemaakt worden in functie van de afgelegde ronden na de 4 uur wedstrijd: als men een ronde begint moet hij ze afronden.
Een klassement zal opgemaakt worden op het einde van de wedstrijd volgens de 3 categorieën beschreven onder artikel 3 van dit reglement.
ARTIKEL 11 - PRIJS
Prijzen zijn voorzien voor de eerste 3 in elke categorie.
ARTIKEL 12 - FIETSEN
Alleen de mountainbike fietsen (zonder elektrische hulp) zijn toegestaan, met wielen 26, 27,5 of 29 inch. De fietsen - type "Cyclocross" zijn niet toegelaten.
De organisatie behoudt zich het recht voor om de fietsen op elk moment van de wedstrijd te controleren. Als een onregelmatigheid op een fiets wordt vastgesteld, zal het aan het verantwoordelijke team worden gemeld, om die te repareren alvorens de fiets opnieuw te gebruiken. Als het niet kan worden verholpen zal de fiets definitief verwijderd worden.
ARTIKEL 13 – DE HELM
Het dragen van een helm is verplicht op het parcours tijdens de hele duur van de wedstrijd. Elke fraude op dit punt zal leiden tot het uitsluiten van het team.
ARTIKEL 14 – TECHNISCH PROBLEEM
Een deelnemer die een technisch probleem heeft tijdens zijn relais moet de begonnen ronde afleggen met respect voor het volledige parcours en moet een voldoende doorgang laten om de andere deelnemers niet te storen. Het niet naleven van deze bepaling (kort knippen of omdraaien) zal resulteren in een boete van 5 ronden.
ARTIKEL 15 - GEVAARLIJK RIJDEN
De deelnemers verbinden zich ertoe niet dronken te rijden, de veiligheid van andere deelnemers en toeschouwers niet te bedreigen, en het verloop van de wedstrijd om het even welke manier niet te verstoren gedurende het gehele evenement (geluiden, beledigingen, etc.).
Elke deelnemer met een gevaarlijk gedrag zal een waarschuwing krijgen, en in geval van herhaling zal gewoon uit de wedstrijd worden uitgesloten.
Het gebruik van alcohol door de deelnemers voor en tijdens de 4 uur wedstrijd is strikt verboden. Het niet naleven van deze bepaling zal resulteren in de onmiddellijke uitsluiting van de deelnemer.
ARTIKEL 16 - VERZEKERINGEN
Elke deelnemer verklaart gedekt zijn door een familiale verzekering, zelfs door een specifieke individuele verzekering.
De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in geval van een ongeval, diefstal, verlies of beschadiging van het materiaal (wat het ook is) van de deelnemers. De organisatoren zijn gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering.
ARTIKEL 17 – EERSTE HULP
En ambulance, een arts en twee verpleegkundigen zullen tijdens de 4 uur wedstrijd aanwezig zijn.
De buitenpost wordt gelegen naast het start/aankomstpunt.
Elke teamleider wordt geïnformeerd over de te volgen procedure in geval van ongeval en zal ze aan elk lid van zijn team doorgeven.
ARTIKEL 18 - FACILITEITEN
Elke deelnemer moet voor zijn behoeften zorgen m.b.t. zijn mogelijke accommodatie en het verstrekken van voedsel en drank.
Een locatie voor de installatie van de tenten wordt voorzien, voor de teams die op het ogenblik van de inschrijving het vragen. Deze locatie is gescheiden van de parking die voor auto’s van de deelnemers voorbehouden is. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor zijn eigen locatie en wordt verzocht deze in perfecte staat terug te geven.
Het is ten strengste verboden om het even welk type van vuur (barbecue, vuur voor warmte of licht, enz.) te lichten.
De toiletten van de cafetaria van het Bois des Rêves zijn voor de renners beschikbaar. Nochtans zijner geen beschikbare douches/kleedkamers, bij gebrek aan adequate voorzieningen.
Tijdens de wedstrijd worden drankjes en snacks door de organisatoren verkocht. Een overdekte ruimte (tent) is voor de prijsuitreiking, en voor de gezelligheid van de deelnemers voorzien.
De organisatie zal ook voor een technische bijstand verzorgen gedurende het gehele evenement. Deze dienst bestaat uitsluitend uit arbeid verricht op de fiets en niet noodzakelijkerwijs de vervanging van onderdelen van de fiets.
HOOFDSTUK 2 - VEILIGHEIDSREGELS
HOOFDSTUK 3 - MODUS VIVENDI m.b.t DE ORGANISATIE
ARTIKEL 19 - ONTHAAL
Op de dag zelf van de wedstrijd zijn de site en het prieel "inschrijvingen" vanaf 12u beschikbaar.
Teamleiders moeten er vóór 13u15 zijn om hun waarborg te geven en de chip, het frame-nummerplaat, de te volgen procedure in geval van een ongeval en de site map te krijgen.
ARTIKEL 20 - WAARBORG
Een waarborg van 20 euro of een identiteitskaart zal bij het prieel "inschrijvingen" afgegeven moeten worden bij het krijgen van de chip vóór de race. Deze borg wordt teruggegeven op het einde tegen het terugkrijgen van de chip. In geval van verlies en/of diefstal van de chip, wordt de waarborg door de organisatie behouden.
ARTIKEL 21 - VERKOOP
Elk verkoop op de site wordt geregeld door een overeenkomst die eerder met de organisatoren afgesloten moet zijn.
Geen ander niet toegelaten verkoop zal worden aanvaard op de dag zelf van het evenement.
ARTIKEL 22 - RECLAME
Reclame op de fiets of kleding wordt aanvaard. Alle andere reclamematerialen moeten op voorhand de goedkeuring van de organisatoren krijgen. Neem contact met ons op via het tabblad "Contact" voor elk partnerschap verzoek.
ARTIKEL 23 - INSCHRIJVINGEN
Pre-registraties zijn via internet verplicht via de tab “Inschrijvingen”.
ARTIKEL 24 - IINSCHRIJVINGBEVESTIGING
De inschrijving is van kracht na ontvangst van de volgende documenten:
• het online inschrijvingsformulier moet correct ingevuld worden door de teamleider;
• de correct ingevulde en getekende goede gezondheidsverklaring (beschikbaar document ter plaatse op de dag zelf van de wedstrijd) door elke deelnemer (of zijn ouders minderjarige deelnemers);
• de toestemming van de ouders voor minderjarige deelnemers;
• de storting van de inschrijvingsrechten, binnen 5 dagen na ontvangst van de bevestigingse-mail van de inschrijving, op de rekening IBAN: BE23844058080391 - Communicatie: MTB Bois des Rêves + naam van de teamleider + naam van het team. Eén enkele storting dient voor het volledige team afhankelijk van het aantal deelnemers, dat in het inschrijvingsformulier vermeld is.
De bevestiging van de inschrijving zal door e-mail opgestuurd worden.
ARTIKEL 25 - INSCHRIJVINGSTARIEVEN
Het inschrijvingsgeld is vast voor elke deelnemer, ongeacht de categorie waarin hij/zij zich inschrijft. Dit bedrag is 12 € per rijder. Een team van vier renners, bijvoorbeeld, betaalt een bedrag van 48 € om zijn inschrijving te valideren.
ARTIKEL 26 - ANNULATIE
In geval van annulering van een ingeschreven team of één van zijn leden, zal geen terugbetaling worden gemaakt. Echter, is de vervanging van een team of een renner toegestaan. In dit geval moet de organisatie worden geïnformeerd, en de verschillende verklaringen van de vervangers en toestemmingen voor minderjarigen moeten vóór het begin van het evenement aan de organisatoren worden ingediend.
ARTIKEL 27 - INLICHTINGEN
Voor alle informatie of vragen m.b.t partnerschap gelieve contact met ons te willen opnemen via het tabblad "Contact".
ARTIKEL 28 – AANVARDING VAN HET REGLEMENT
Bij zijn inschrijving verklaart elke deelnemer kennis te hebben genomen van het wedstrijdreglement en verbindt zich ertoe dit te respecteren.
Mountainbike cycling Team